30 mars 2007
fiches de procédure pour l'utilisation du logiciel NUXEO
Voici ci-joint, les fiches de procédures pour l'utilisation du logiciel de GED NUXEO
Fiches de procédures pour l'administrateur :
- Installation_du_logiciel_Nuxeo__pour_administrateur_
- Cr_ation_des_utilisateurs_pour_administrateur_
- Cr_er_une_section_ou_un_espace_de_travail__administrateur_ou_utilisateur_
Fiches de procédure pour les utilisateurs :
23 mars 2007
Fiches procédures
Nous avons créé des documents types pour les comptes-rendus et les newsletters. En ce qui concerne les fiches procédures, chaque groupe est libre de les présenter à sa manière puisque chacun travaille sur des projets différents. Créer un format type serait trop aléatoire et ne permettrait pas d'harmoniser les écrits des différents groupes ici. Nous nous chargerons simplement de les transformer en format pdf.
Ce message sera transmis à tous les groupes via un commentaire sur le dernier article de leur blog.
Divers logiciels
De nombreux logiciels GED sont présents sur le marché mais malheureusement payants comme nous avons pu le voir pour le workflow. Voici une liste établie par le groupe "Offre du marché" de différents logiciels GED :
http://collaboratif5.canalblog.com/archives/gestion_electronique_des_documents/index.html
Nos tâches
Nous sommes l'un des points centraux du travail collaboratif. Nous recevons puis mettons à disposition le plus facilement et le plus rapidement ! La relation avec les autres groupes se doit alors d'être maintenue. Pour cela, nous leur rappelons, via des commentaires sur leur blog, les procédures nécessaires à la bonne gestion des divers documents. Ils savent alors que des dossiers leur sont attribués sur le forum de l'IUT où ils peuvent y déposer leurs documents. Système plutôt archaïque, vous allez me dire mais nécessaire et pratique en attendant la mise en place du logiciel Nuxeo 5. Ensuite, nous transformons les fichiers word en format pdf pour éviter toutes éventuelles transformations sur le document.
L'idéal serait que chacun respecte bien ce cycle pour ainsi permettre une meilleure communication au sein du travail collaboratif.
Le logiciel Nuxeo 5
Grâce aux recherches établies par le groupe "Offre du marché", nous avons pu notamment découvrir le logiciel Nuxeo, un outil indispensable à la GED. En bref, celui-ci permet de gérer la circulation de tout type de documents au sein d'un même groupe. Pour plus d'informations, rendez vous sur le blog du groupe "Offre du marché" : http://collaboratif5.canalblog.com/archives/2007/02/23/4106991.html.
ou sur le site du logiciel : www.nuxeo.com
A venir la fiche de procédure pour pouvoir utiliser ce logiciel indispensable au travail collaboratif...
23 février 2007
La procédure d'archivage de vos documents
Il est important de déposer tous les documents (pdf, documents word, photos…) issus de votre activité dans les dossiers prévus à cet effet, afin que nous puissions les archiver.
Pour cela, il suffit de suivre la procédure suivante :
Lecteur iutcommunic è ic05 è Travail collaboratif_GED è Vos documents è Placer vos documents dans le dossier correspondant au nom de votre groupe.
P Veillez à bien renommer vos documents selon le sujet de celui-ci pour une meilleure identification du document.
P Les documents sont rangés dans chaque dossier selon leur nature : Word, PDF …
Lien vers le document original : proc_dured_potsdoc
Newsletter et compte rendu type
Dans la cadre de la collaboration entre les groupes, le groupe GED à soumis au groupe Newsletters, un format de newsletter type accompagnée d'une procédure écrite pour conserver un exemplaire de chaque newsletter réalisée.
- Newsletter type
- Procédure de conservation de la newsletter :
En outre, afin d'assurer un suivi organisé pour chaque groupe des réunions entre les représentants des 8 groupes.
Un compte-rendu standard de réunion à été envoyé au groupe Management de projet.
Un essai sera effectué lors de la reunion du vendredi 22 fevrier.
Document à consulter : Compterendureunion_documenttype
16 février 2007
Le workflow
Il s'agit d'un des outils les plus importants dans le travail collaboratif : le workflow ou "gestion électronique des processus metier". C'est un flux d'informations au sein d'une même organisation, comme par exemple la transmission automatique de documents entre différents acteurs. (Source : Wikipédia)
Il a pour principe d'assurer une bonne coordination au sein du projet. Il automatise ainsi les processus d'intéraction entre les différents acteurs et facilite alors la communication entre chacun. La gestion du temps de réalisation des tâches de chacun, par exemple, peut ainsi être programmée.
Pour réaliser ces différentes actions, il est nécessaire d'avoir un moteur de workflow mais dans l'usage le terme "workflow" est de plus en plus utilisé pour dénommer le logiciel. Malheureusement, selon nos recherches, il n' existe pas de logiciels libres concernant ce sujet mis à notre disposition.
En voici une liste :
"http://fr.wikipedia.org/wiki/Liste_des_moteurs_de_workflow"
Sources :
"Coordonner le travail collaboratif".
Adresse URL : "http://solutions.journaldunet.com/0210/021030_6colla.shtml". En ligne.
"Le workflow".
Adresse URL : "www.isima.fr/~wiki/images/
02 février 2007
Que faisons-nous ?
Grâce à nous, les échanges et la communication des documents entre chaque groupe d'un même projet sont facilités par la mise en place de principes généraux :
- La normalisation des formats des documents et des procédures d'échanges
- L'indexation (métadonnées) et l'archivage des documents
- L'accès aux archives
- La mise en place d'outils de recherche
En bref, notre but est d'harmoniser un projet commun à plusieurs groupes de personnes en récoltant les documents qui leur ont permis de finaliser leur travail. Ainsi, nous conserverons une trace de l'information produite.
